Прием сотрудника в ЗУП 8.3

   1С:Зарплата и управление персоналом 8.3 – это специализированное ПО, которое используется для работы отдела кадров. С его помощью производится оценка работы сотрудников, распределение зарплаты. Мы расскажем о том, какие действия нужно выполнить, чтобы принять работника в систему.

Добавление сотрудника в базу

   Есть два способа, как добавить сотрудника. В первом случае необходимо использовать раздел «Сотрудники» и там создать новую карточку. Необходимо будет заполнить ФИО и выбрать организацию.

Другая информация из карточки заполняется либо в момент ее создания, либо это делается позже. Данные из карточки также будут перенесены и в карточке физического лица.

Второй способ предполагает создание карточки физического лица и дальнейший перенос данных, и заполнение карточки в том аспекте, Который касается должности сотрудника. Такой вариант в ряде случаев может быть удобнее, но существует возможность заполнять данные из одного места. 

Данные о сотруднике будут распределяться в справочниках. Персональные данные указывается в разделе «Физические лица», данные от должности и работнике (зарплате, дате приема и увольнения) в разделе «Сотрудники».

При заполнении карточки, при обнаружении совпадения, появится окно, которое позволит сравнить сведения и добавить их в случае необходимости. Это позволит не создавать новую карточку для сотрудника.

Это происходит в случае, если сотрудник уже работал в компании, или были сохранены данные соискателя. При этом, нельзя создавать дубль карточки, так как это приведет к ошибкам в расчете НДФЛ и социальных взносов. Это приводит к санкциям со стороны налоговых служб и других государственных структур. В разделе «Кадры»-«Сервис» производится объединение карточек.

Заполнение личных данных

   В разделе «Личные данные» заполняются поля, которые в дальнейшем будут внесены в трудовой договор. Необходимо заполнить их до его печати. В нижней части окна находятся данные, которые необходимо вносить при замене паспорта сотрудника.

На вкладке «Страхование» указываются данные о гражданстве, степени инвалидности и прочие данные, которые влияют на страхование сотрудника.

Данные о составе семьи, образовании и т.д. заполняются при предоставлении документов и справок. В разделе Трудовая деятельность уточняются данные о каждом из видов стажа. Далее следует сохранить внесенные данные.

Прием сотрудника на работу

   При приеме сотрудника оформляется приказ по форме Т-1 или Т-1а. Он заполняется как на одного сотрудника, так и на список по необходимости. В справочнике «Сотрудники» необходимо выбрать нужного сотрудника и начать оформление документа. В разделе «Кадры» необходимо нажать на кнопку «Прием на работу».

Прием на работу списком

В данном случае принятие на работу производится по тем же данным, как и одного сотрудника. Они выполняются в той же последовательности. Данные будут отображены в таблице и при необходимости данные добавляются в новых строках в нижней части окна.

В карточке сотрудников следует нажать «Принять на работу».

Второй способ – это использовать раздел «Кадры», где также находится журнал «Приемы, переводы, увольнения». В нем можно принять на работу как одного сотрудника или список соискателей. Для этого нужно будет выполнять определенные действия для каждого соискателя.

Номер в отчетности формируется автоматически, но также есть возможность заполнить его самостоятельно, если используется другая нумерация. Дата указывается самостоятельно, если предусмотрен испытательный срок. Также заполняются данные из других полей.

В ЗУП есть возможность создавать два документа-основания, для этого в разделе «Кадровый учет» необходимо проставить соответствующие галочки.

Далее появится ссылка для формирования документа.

Для сотрудников, которые устраиваются после 2021, учет стажа производится в электронном режиме. При первом приеме на работу необходимо отметить эту строку. При приеме на работу сотрудника, ранее работавшего в других организациях, необходимо указать данные о способе ведения учета его деятельности.

По умолчанию ставка выставляется на «1», если это не предусмотрено возможность частичной занятостью в компании.

При этом доли указывается не только стандартные, но также и произвольные, где выставляется любая десятичная дробь.

График для сотрудника подбирается либо в автоматическом режиме, который назначается для всех сотрудников, либо из заранее установленных разделов для отдельного подразделения. Также выбирается и тип занятости сотрудника. При выявлении ошибок, данные придется исправить. 

Если не указан стаж сотрудника, то система покажет предупреждение об этом.

Указываются данные об отпуске, как об основном, таки о дополнительном. Данные в дальнейшем будут указаны на вкладке «Главное». 

Печать трудового договора

   Специальная форма Т-1 и Т-1а используется для унификации процессов. После внесения данных нажимается кнопка «Провести» и далее происходит печать приказа и трудового договора.

Через раздел «Администрирование» в «Макетах» можно скорректировать данные в договоре.

Распределение прав в ЗУП

С программным обеспечением работают сотрудники с разными правами, и для этого необходимо выдать набор тех функций, которые им будут доступны. Это позволит избежать повреждения данных.

Распределяет права администратор через раздел «Администрирование». Необходимо через раздел «Пользователи» и настройки в нем создать сотрудника и выдать ему права с доступом к определенным действиям. Ограничения устанавливаются как на отдельных пользователей, так и на группы.

Например, кадровик будет иметь доступ к приему на работу и добавление сотрудника, но ограничен доступом к зарплатным начислениям. Это касается каждого из типов сотрудников, а руководитель наделяется полными полномочиями.

Подведем итоги

Инструкция должна быть полезна сотрудником кадрового отдела, который занимается добавлением сотрудников. ПО синхронизируется с сервисами 1С:Бухгалтерия, что позволяет автоматически рассчитывать налоговые и социальные отчисления. Конфигурация программного обеспечения подключается и к облачным сервисам 1C:Fresh. Так сотрудники получают доступ к информации из любого места, а не с офисных устройств.