Обмен документами с использованием ЭДО в 1С

Электронное документооборот (ЭДО) с каждым днем набирает обороты, иногда его использование становится не просто возможностью, но и требованием. Система 1С-ЭДО позволяет вести обмен документацией в электронном виде между различными компаниями и индивидуальными предпринимателями, включая тех, кто пользуется услугами других провайдеров ЭДО. Для того чтобы сотрудник мог подписывать документы электронной подписью (ЭЦП), его полномочия должны быть закреплены соответствующей доверенностью. Часто используется электронная многоцелевая доверенность (МЧД), хотя возможен и бумажный формат. В этой статье мы подробно рассмотрим необходимость МЧД и процесс их формирования, например, в программе 1С:Бухгалтерия 8.

Актуализация процедур электронной подписи

Прежние методы подписания цифровых документов, когда использовался личный ключ руководителя, часто приводили к нарушениям. Ведь физический носитель ключа мог передаваться сторонним, что вызывало риски злоупотреблений. Бывало, что сертификат выдавался не на конкретное лицо, а на должностное лицо организации, что не позволяло точно определить полномочия подписанта, подрывая юридическую значимость документов. В новых условиях цифровая подпись привязывается к конкретному человеку, с возможностью указания различных уровней его полномочий. До 1 сентября 2024 года действуют как старые, так и новые подписи. После этой даты будут действительны исключительно электронные подписи, выданные на физических лиц с учетом их должностных обязанностей, подтвержденных уполномоченным ключом организации.

Обработка доверенностей в 1С-ЭДО

Система 1С-ЭДО обеспечивает эффективную работу с юридически важными документами, включая отправку отчетов в налоговую, пенсионный фонд и другие инстанции. Она также предлагает удобные опции для управления доверенностями: — Во избежание затрат времени и ошибок, связанных с ручной проверкой полномочий по бумажным доверенностям, система позволяет использовать электронные версии документов. — Электронные доверенности упрощают процесс подтверждения полномочий, минимизируя риск «человеческого фактора». Это делает процесс обмена документами более быстрым и надежным.

Обновление и аннулирование

Автоматизированная система осуществляет контроль за действительностью доверенностей и электронных подписей представителей партнёров. Каждый работник, уполномоченный подписывать документы от лица организации, должен иметь сертифицированную ЭЦП, зарегистрированную в налоговом ведомстве. Электронную подпись можно получить через сертификационные центры, включая МФЦ или налоговую инспекцию, а также использовать услугу «1С:Подпись» для упрощения и ускорения процесса.

Процедура получения ЭЦП

Машиночитаемая доверенность в формате XML

Документ, оформляемый в виде XML-файла, включает информацию о доверителе: название компании или данные индивидуального предпринимателя, ИНН, КПП, прочие сведения, ФИО руководителя. Также прописываются данные о лице, получающем полномочия, и их объем. Формат документа регулируется приказом ФНС России № ЕД-7–26/445@ от 30.04.2021 г. Данные о доверенностях централизованно хранятся в системе ФНС. Их можно подгрузить, используя идентификатор, или перенести с внешнего устройства. Также существует возможность создания доверенности через программы, например, «1С: Бухгалтерия 8.3» или другие подобные решения.

Работа с сертификатами в системе 1С:ЭДО

Для того чтобы предоставить возможность сотруднику оформлять документы от имени компании в системе 1С:ЭДО, необходимо загрузить электронный сертификат и МЧД. Эти элементы удостоверяют полномочия на подпись.

Отправка данных контрагенту

Существует несколько способов передачи данных контрагенту: — Автоматически: можно одновременно с документами отправить файлы сертификата и МЧД или только их идентификаторы. — Вручную: данные отправляются через электронную почту или другим выбранным способом. Также возможно их предоставление в ЭДО как отдельный документ или через реестр для ручной загрузки, где отправляется исключительно идентификатор.

Применение МЭД для входящих и исходящих бумаг

При подготовке документов к отправлению их подпись подтверждается автоматически благодаря настроенным в системе 1С-ЭДО проверочным механизмам. Однако, при работе с документами, полученными от сторонних организаций, проверку подлинности подписей можно осуществлять вручную, поручив эту задачу определенным сотрудникам, без создания автоматизированных алгоритмов. Методические указания от ФНС России, выпущенные 24 января 2011 года (письмо № 6−8–04/0002@), предоставляют рекомендации по информационному взаимодействию с налоговыми органами, которые также могут быть адаптированы для коммуникации с другими контрагентами.

Формирование и подписание МЧД в программе 1С

Для того чтобы создать машиночитаемую доверенность (МЧД) в «1С:Бухгалтерии 8.3», следует выполнить ряд действий: Первым делом, откройте раздел, где перечислены все организации, ведущие учет в данной программе. Выберите интересующую вас организацию из списка. Далее, обратитесь к её карточке и нажмите на раздел, относящийся к электронному документообороту (ЭДО), и в появившемся меню укажите на пункт, связанный с МЧД. После этого перейдите к созданию новой доверенности. Данные о компании и её руководителе будут автоматически подгружены из информации организации. Что касается данных о представителе, то их необходимо будет заполнить на основе сведений о сотрудниках. В случае если доверенное лицо не числится в штате компании, предварительно внесите информацию о нем в соответствующий справочник физических лиц.

Определение Полномочий в Системе 1С: Фреш

По умолчанию в системе предложен полный перечень возможных прав. Для их конкретизации можно использовать готовую классификацию или же определить их самостоятельно. Проверка прав осуществляется либо в базовом режиме (согласно типу, сумме документов и данных по контрагентам), либо через особенный скрипт, который необходим при наличии сложных проверочных критериев. После того, как документ о полномочиях сформирован, его утверждает директор, используя усиленную квалифицированную электронную подпись.

Взаимодействие с ЭДО и проверка цифровых подписей

При обработке документов, полученных через электронный документооборот (ЭДО), важно уделять внимание статусу цифровых подписей. Кликнув по статусу подписи, вы перейдете в меню, где представлены детали проверки. Это меню также позволяет просмотреть само удостоверение, чтобы убедиться в полномочиях подписавшего лица.Для автоматизации процесса можно настроить правила автоматической проверки подписей в специальном разделе настроек. Если же предпочтение отдается ручной проверке, достаточно перейти по ссылке, ознакомиться с данными и, убедившись в их корректности, отметить выполнение проверки соответствующей отметкой.

Использование бумажных доверенностей в цифровом обмене документами

Иногородним организациям и сотрудникам, не состоящим в штате, может потребоваться электронное управление бухгалтерией и документацией. В таких случаях, для электронной подписи входящих документов, необходимо наличие ЭЦП с усиленной квалифицированной подписью. При этом, вся ответственность за ошибки лежит на подписывающем сотруднике. Система уведомляет о необходимости проверки наличия доверенности с помощью всплывающего сообщения. Сотрудник может подтвердить доверие к подписанту после ручной проверки данных или отказаться от подписания, если есть сомнения.

При отказе существует возможность применения настройки для будущих схожих случаев, касающихся той же организации. Опция отказа может быть активирована в разделе администрирования системы электронного документооборота, в настройках обмена с контрагентами, и впоследствии изменена через меню «Настройки ЭДО», выбрав пункт под названием «Еще».

Улучшение процессов документооборота в 1С:Фреш

В предыдущих версиях программного обеспечения 1С отсутствовали функции для электронного подписания документов при использовании бумажных доверенностей. Этот недостаток приводил к замедлению бизнес-операций, повышению их стоимости, а также увеличивал риски потери документов в процессе их физической передачи. Однако последние обновления программы 1С:Фреш позволили значительно оптимизировать документооборот, улучшив тем самым общую работоспособность бизнес-процессов.

Автоматическая проверка в 1С-ЭДО

Система 1С-ЭДО в процессе валидации машиночитаемых доверенностей проводит комплексные проверки. Основные аспекты включают: — Аутентификация и валидность электронной подписи и сертификата; — Актуальность срока действия документа; — Соответствие личных данных владельца электронной подписи (ФИО, ИНН, СНИЛС) и, при наличии, данных юридического лица (ИНН); — Проверка цепочки доверия и полномочий подписанта на осуществление подписания от имени компании. Эти меры направлены на обеспечение юридической значимости и безопасности электронного документооборота.

Автоматизация проверки электронных подписей

Системы, работающие с ЭП, облегчают процесс идентификации полномочий участников. Это достигается за счет автоматизированной проверки: —Криптографических параметров: соответствие стандартам безопасности; —Временных рамок: актуальность ЭП на момент использования; —Полномочий: наличие соответствующих доверенностей на интересующую дату; Автоматизация также включает в себя проверку цепочки доверия, данных в реестре ФНС, а также отсутствие отзывов доверенностей в критический период. Уникальность цифровой подписи позволяет использовать ее в различных электронных системах. Однако доверенности могут быть аннулированы по разным причинам, включая потерю доверия к выдавшему их лицу. Такой подход снимает нагрузку с пользователей: достаточно настроить систему на отслеживание важных параметров один раз.

Обзор преимуществ электронного документооборота

Мы надеемся, что предоставленная информация оказалась для вас ценной и способствовала глубокому пониманию плюсов использования электронного документооборота. Отметим ключевые моменты: —Цифровые подписиобеспечивают безопасность и юридическую значимость документов. —Программы 1С-ЭДОпредлагают широкий спектр решений для автоматизации рабочих процессов. —Облачный сервис 1С:Freshделает процесс еще удобнее, предоставляя автоматические обновления, что гарантирует соответствие актуальным законодательным требованиям. Для тех, кто стремится эффективно внедрить ЭДО, наши специалисты предложат квалифицированную поддержку в выборе оптимального решения для вашего бизнеса.