Как работать с ЭДО в 1С:Фреш?

Бумажные накладные часто теряются в офисе или теряют внешний вид, а поиск нужной подписи у директора занимает лишнее время. 1С Фреш решает эту проблему через встроенный электронный документооборот. ЭДО позволяет обмениваться юридически значимыми файлами по интернету за пару секунд. 

Что такое 1С ЭДО внутри сервиса

Это готовый инструмент для обмена актами и счетами-фактурами без бумаги. 1С Фреш ЭДО не требует установки сторонних программ на локальный компьютер. Весь электронный документооборот в 1С происходит в одном привычном окне браузера.

Электронные документы приходят сразу в рабочую базу данных учётной системы. Их не нужно фотографировать на телефон или сканировать. В 1С Фреш электронные документы уже заполнены данными из базы. Остаётся только нажать кнопку согласия и провести их по учёту.

Как подключить 1С ЭДО к базе

Процесс настройки связи обычно занимает около десяти минут рабочего времени. Чтобы понять, как подключить ЭДО в 1С Фреш, нужно зайти в административное меню программы. Там выбирают пункт настройки обмена с контрагентами по электронным каналам.

Как подключить 1С ЭДО, если вы новичок? Система попросит принять стандартное пользовательское соглашение оператора связи. Затем предложат выбрать подходящего оператора из доступного списка компаний. После этого электронную подпись можно выпустить внутри облачного сервиса.

Работа с входящими файлами документов

Получение электронных счетов-фактур во Фреш происходит полностью автоматически в фоновом режиме. Когда поставщик нажимает кнопку отправки у себя, документ мгновенно появляется в базе получателя. Программа сама ищет этого контрагента в справочнике по ИНН или полному названию.

ЭДО в 1С Бухгалтерия подсвечивает все новые входящие файлы для наглядности. Нужно открыть такой документ и проверить цены на товары или услуги. Если всё верно, документ проводят по бухгалтерскому учёту, нажав одну кнопку.

Отправка документов своим партнёрам

Чтобы понять, как отправить документ через 1С Фреш ЭДО, достаточно создать обычную реализацию товаров. После проведения документа нажимают кнопку электронного обмена с контрагентом, её можно найти на верхней панели. Система сама формирует файл нужного формата и отправляет его оператору связи.

1С Фреш ЭДО для ИП удобен тем, что не требует бумажной волокиты. Предприниматель подписывает акт выполненных работ кнопкой в телефоне или программе. Документ уходит клиенту после ввода кода из СМС-сообщения.

Особенности для разных форм бизнеса

1С Фреш ЭДО для ООО требует более строгого внутреннего контроля со стороны руководства компании. В организациях часто устанавливают правила двойного подписания важных документов сотрудниками. Сначала ставит подпись кладовщик при отгрузке товара, затем виртуальную подпись ставит директор фирмы.

Такой электронный документооборот 1С надёжно хранит все файлы в едином цифровом архиве. Их не нужно сканировать или копировать для предстоящей налоговой проверки инспектором. Все файлы лежат в «облаке» и доступны для поиска по дате или сумме сделки.

Итог

Работа с 1С Фреш ЭДО полностью исключает почтовые конверты, сканы и бумажные папки-регистраторы. Все основные действия занимают буквально несколько секунд. База сама следит за актуальными статусами доставки файлов партнёрам.